Rozważania na temat potencjalnych rezultatów wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur trwają od momentu pojawienia się pomysłu na to rozwiązanie. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowe dla podatników VAT od 1 lipca 2024 r., a dokumenty wystawione niezgodnie z tym obowiązkiem nie będą uznawane za faktury.
Obecnie każda osoba (prawna lub fizyczna), prowadząca działalność gospodarczą w kraju może zgodnie z prawem korzystać z tego rozwiązania, fakultatywnie.. Prezydent podpisał ustawę wprowadzającą Krajowy System e-Faktur. Dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe później - od 1 stycznia 2025 r. Nowe obowiązki będą dotyczyć około 2,8 mln podatników VAT, w tym około 2 mln podatników VAT czynnych..
KSeF – co to jest?
Krajowy System e-Faktur jest to system ministerialny obsługujący faktury ustrukturyzowane. W uproszczeniu wystawianie faktur w KSeF to „opracowanie” faktury w systemie finansowo-księgowym podatnika wg schematu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów i przesłanie takiego pliku do KSeF. Zatem KSeF to centralny system wystawiania i przechowywania faktur VAT. Obowiązkowe wystawienie faktur w KSeF dotyczy także korekt, niezależnie od tego, czy dotyczyć one będą faktur wystawionych przed czy po 1 stycznia 2024 r. A więc każda korekt wystawiona od 1 stycznia 2024 r. będzie musiała mieć postać e-faktury niezależnie od tego, czy będzie dotyczyła faktury VAT wystawionej w KSeF czy poza KSeF.,
Wprowadzenie KSeF ma ostatecznie doprowadzić do przesyłania dokumentów zakupu wyłącznie drogą elektroniczną i w ustalonej odgórnie formie. Obrót faktur w ten sposób ma zostać uproszczony, a wgląd do niego ułatwiony zarówno dla organów państwowych, jak i podatników.
Przechowywanie e-faktur w jednej bazie danych umożliwia szybkie wyszukanie dokumentu w razie potrzeby, a tym samym zapewnia o sprawnym jego dotarciu do odbiorcy. Każda faktura dostępna jest w bazie danych platformy internetowej przez okres 10 lat. Podobne platformy działają już w wielu krajach świata.
Korzyści z KSeF dla firm
Wdrażanie nowoczesnej technologii ma na celu głównie ułatwienie pracy wszystkim osobom z niej korzystającym. Nie inaczej jest z KSeF – platformą powstałą z zamiarem wprowadzenia szybszej realizacji obiegu faktur. System dysponuje ujednoliconym szablonem faktury, z którego mogą swobodnie korzystać wszyscy użytkownicy. Stworzenie takiego dokumentu jest więc równoznaczne z uruchomieniem narzędzia i uzupełnieniem danych swojego partnera biznesowego. Wysyłka w formie elektronicznej spowoduje, iż sam plik od razu znajdzie się w bazie danych klienta, po pobraniu go ze wspólnej biblioteki systemowej platformy.
Korzystanie z KSeF jest gwarancją sprawnego dotarcia faktur do odbiorców. Wysyłając je pocztą traci się natomiast dużo czasu i pieniędzy, a ryzyko uszkodzenia bądź zapodziania w czasie podróży jest naprawdę spore. Co więcej, wdrożenie platformy w struktury swojej firmy to możliwość zaoszczędzenia istotnej ilości miejsca w biurze. Konieczność archiwizowania dokumentów handlowych przez okres 10 lat, wymaga niekiedy nawet kupna specjalnej szafy na kartoteki z fakturami dla klientów. Pozbycie się tego problemu jest jednak bardzo proste, choć wymaga zaangażowania w postaci wcześniejszego zapoznania się z działaniem systemu KSeF. Przedsiębiorcy, którzy zdecydowali się przerzucić na tę platformę mogą liczyć na pewne bonusy - chociażby na szybszy zwrot podatku VAT w okresie rozliczenia lub brak konieczności przesyłania dodatkowo Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA).
